Jednym z obowiązków zarządu spółki z o.o. jest prowadzenie księgi udziałów, na co składa się nie tylko jej założenie, ale także – w przypadku jakichkolwiek zmian w zakresie osób wspólników i przysługujących im udziałów – wpisywanie tych zmian do księgi. Zgodnie z art. 188 § 1 k.s.h. do księgi udziałów należy wpisywać:
- nazwisko i imię w przypadku, gdy wspólnik jest osobą fizyczną,
- firmę (nazwę) i siedzibę wspólnika – w przypadku osób prawnych,
- adres wspólnika,
- informację o liczbie i wartości nominalnej udziału lub udziałów posiadanych przez danego wspólnika,
- informację o ustanowieniu zastawu lub użytkowania oraz wykonywania prawa głosu przez zastawnika lub użytkownika.
A tak wygląda przykładowa karta księgi udziałów:
Wielu członków zarządu zastanawia się, po co w ogóle jest obowiązek prowadzenia księgi udziałów, skoro dane wspólników są ujawnione w rejestrze przedsiębiorców. Otóż nie zawsze jest tak, że dane wszystkich wspólników znajdziemy w ww. rejestrze.
W przypadku wspólników posiadających poniżej 10% kapitału zakładowego, przepisy prawa wprost wyłączają konieczność ich zgłoszenia do rejestru. W takiej sytuacji to księga udziałów jest dokumentem, z którego wynikają pełne informacje o wspólnikach i ich udziałach. Co więcej każdy ze wspólników ma prawo przeglądania księgi udziałów.
Dlatego też w przypadku jakichkolwiek zdarzeń (np. sprzedaży udziałów), w następstwie których zachodzą zmiany co do danych wspólników i przysługujących im udziałów, osoby zainteresowane winny niezwłocznie zawiadomić spółkę (zarząd) o takich zdarzeniach i przedstawić w tym zakresie stosowne dowody (np. umowę sprzedaży). Po otrzymaniu takiego zawiadomienia zarząd jest zobowiązany dokonać właściwego wpisu w księdze udziałów, a następnie złożyć do sądu rejestrowego aktualną listę wspólników z wymienieniem liczby i wartości nominalnej udziałów każdego ze wspólników oraz wzmianką o ustanowieniu zastawu lub użytkowania udziału. Sam wpis do księgi udziałów ma charakter deklaratoryjny, co oznacza, że potwierdza on jedynie wcześniej dokonane zmiany.
W praktyce często zdarza się tak, iż w przypadku zmian w zakresie wspólników i ich udziałów zarząd ogranicza się wyłącznie do złożenia do sądu rejestrowego aktualnej listy wspólników, bez dokonania jakiegokolwiek wpisu w księdze udziałów. Jest to praktyka nieprawidłowa, która może prowadzić do odpowiedzialności członków zarządu.
Brak prowadzenia księgi udziałów w spółce z o.o., jak i prowadzenie tej księgi w sposób niezgodny z przepisami wiąże się bowiem dla członków zarządu z odpowiedzialnością cywilną i karną. W świetle art. 293 § 1 k.s.h. członek zarządu odpowiada wobec spółki za szkody wyrządzone działaniem bądź zaniechaniem sprzecznym z prawem. Z kolei, zgodnie z art. 594 § 1 pkt 2 k.s.h, członek zarządu, który dopuszcza do tego, że zarząd nie prowadzi księgi udziałów, podlega grzywnie do 20.000 zł. Tak więc sankcja za brak lub nieprawidłowe prowadzenie księgi udziałów może być dla członków zarządu naprawdę dotkliwa. Dlatego też warto, aby członkowie zarządu zweryfikowali, czy w spółce jest prowadzona księga udziałów i czy znajdujące się w niej wpisy (karty) są na bieżąco aktualizowane.
Justyna Bartnik
