Rewolucje w Prawie Pracy! część I 

Nowe przepisy dot. kontroli trzeźwości pracowników i wprowadzenie pracy zdalnej do Kodeksu pracy to tylko jedne z pierwszych istotnych zmian, które wchodzą w życie w tym roku. Rynek pracy czekają kolejne głębokie zmiany, które zaczną obowiązywać pod koniec kwietnia! Mowa tutaj przede wszystkim o przepisach dotyczących tzw. „work life balance”.

Zakres zmian:

W pierwszej części opracowania dotyczącego zmian w prawie pracy zwracamy uwagę na:

• uregulowanie pracy zdalnej w Kodeksie pracy,
• nowe przepisy dotyczące kontroli trzeźwości.

Od kiedy będą obowiązywać nowe przepisy?

• Przepisy dotyczące pracy zdalnej weszły w życie chwilę przed świętami tj. 7 kwietnia 2023 r. 
• Przepisy dotyczące kontroli trzeźwości pracowników obowiązują już od 21 lutego 2023 r. 

Praca zdalna, telepraca czy „home office”?

Wbrew ogólnej opinii, wprowadzenie przepisów dot. pracy zdalnej nie jest całkowitą nowością na gruncie prawa pracy. Już od 2007 r. w Kodeksie pracy przewidziana była możliwość wykonywania pracy poza zakładem pracy w formie tzw. „telepracy”. Ta forma pracy nie spotkała się jednak z powszechnym zainteresowaniem i wykorzystywano ją jedynie w niektórych sektorach (np. w niektórych gałęziach life-science). 

Sytuację diametralnie zmieniła pandemia, na skutek której rzeczywistość pracowników biurowych przeniosła się do tzw. „home office”. W tym czasie weszły też przepisy „covidowe”, które doraźnie miały ułatwić wykonywanie pracy poza biurem.  Z dniem 7 kwietnia uchylono przepisy dotyczące „telepracy”, wprowadzając pracę zdalną oraz pracę zdalną okazjonalną.

Praca zdalna – co to takiego?

Co ciekawe, praca zdalna nie musi być wykonywana jako tzw. „home office”. Zgodnie z nowym art. 67¹⁸ Kodeksu pracy, praca zdalna może (lecz nie musi) być wykonywana pod adresem pracownika, natomiast ten musi uzgodnić z pracodawcą miejsce wykonywania swoich obowiązków. Co więcej, praca zdalna może być wykonywana hybrydowo – częściowo w biurze i częściowo poza nim.

Istotne jest również to, że obecnie występują dwie formy pracy zdalnej:

• Praca zdalna „regulaminowa” tzn. określona w umowie o pracę, regulaminach, porozumieniu lub poleceniu pracodawcy,
• Okazjonalna praca zdalna.

Istotne elementy pracy zdalnej

Przepisy o pracy zdalnej wprowadzają mechanizmy, które mają chronić pracownika, a jednocześnie skutkują obowiązkami po stronie pracodawcy. Należą do nich m.in.:

• Konieczność ustalenia warunków wykonywania pracy zdalnej w umowie o pracę, regulaminie, poleceniu pracodawcy lub porozumieniu;
• Określenie zasad kontroli wykonywania pracy, kontroli BHP, kontroli ochrony i bezpieczeństwa danych i informacji;
• Określenie zasad porozumiewania się pracodawcy i pracownika, w tym wskazanie osoby do kontaktu ze strony pracodawcy;
• Określenie zasad wykorzystywania powierzonych narzędzi pracy;
• Uzgodnienie zasad rozliczenia kosztów związanych z pracą zdalną, m.in. kosztów ponoszonych przez pracownika przy pracy zdalnej (elektryczność, Internet itp);
• Przygotowanie mobilnej pomocy technicznej oraz szkolenia pracowników z procedur niezbędnych do pracy zdalnej;
• Obowiązek uwzględnienia wniosku o pracę zdalną dla pracowników szczególnie chronionych na podstawie Kodeksu Pracy m.in. pracownicy w ciąży lub pracownika wychowującego dziecko do ukończenia 4 roku życia.

Ważne – pracodawca powinien pamiętać o spełnieniu szeregu obowiązków informacyjnych i zapewnieniu odpowiednich warunków pracy dla pracownika – szczególne wytyczne zawiera m.in. przepisy art. 67²⁴, art. 64²⁶, art. 67²⁸ i art. 67³¹ Kodeksu pracy. 

Ważne – z punktu widzenia pracownika istotne mogą się okazać również obowiązki pracodawcy w zakresie: ochrony prywatności przy kontroli, zakazu dyskryminowania „pracowników zdalnych” oraz obowiązków dotyczących integracji takich pracowników z całym zespołem. 

Rozliczenie kosztów pracy zdalnej – ułatwienia!

Aby uprościć procedurę rozliczania kosztów pracy zdalnej, pracodawcy będą mogli wprowadzić ryczałt na pokrycie kosztów wykonywania pracy zdalnej, zależny od norm zużycia, wykorzystywanych materiałów/ narzędzi, cen rynkowych oraz kosztów usług telekomunikacyjnych. 

W innym wypadku pracodawca musi ustalić osobno zasady zwrotu podwyższonych kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych itp., ustalić ekwiwalent pieniężny za wykorzystywanie sprzętu prywatnego pracownika i pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej. 

Ciekawym aspektem nowych przepisów jest to, że powierzenie sprzętu do pracy zdalnej, zwrot kosztów zw. z wykonywaniem pracy zdalnej, jak i wypłata ww. ekwiwalentu i ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy o PIT. To rozwiązanie może zachęcać niektórych przedsiębiorców do „tanich” podwyżek dla pracowników pracujących zdalnie. Nadużywanie tego rozwiązania może zainteresować przedstawicieli Urzędu Skarbowego i ZUSu, czyli trzeba się liczyć z potencjalnymi kontrolami tych instytucji.

Okazjonalna praca zdalna

Niezależnie od tego, czy w zakładzie pracy obowiązują przepisy dotyczące pracy zdalnej, pracownikowi przysługuje prawo do wnioskowania o okazjonalną pracę zdalną, która może być wykonywana dopiero po zatwierdzeniu przez pracodawcę (a pracodawca nie ma obowiązku się zgodzić), w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. 

Ważne – do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się szeregu wymagań związanych z pracą zdalną „regulaminową” m.in. – obowiązków pracodawcy co do dostarczenia materiałów i narzędzi pracy oraz pokrywania kosztów takiej pracy zdalnej oraz poszerzonych obowiązków w zakresie BHP.

Kontrola trzeźwości

W oparciu o znowelizowane przepisy Kodeksu pracy dla zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników oraz mienia firmy pracodawca może wprowadzić do zakładu pracy kontrolę trzeźwości / stanu odurzenia innymi substancjami psychoaktywnymi. 

Wiąże się to jednak z licznymi obowiązkami po stronie pracodawcy takimi jak:

• Wprowadzenie stosownych postanowień do regulaminu pracy uwzględniającego grupę testowanych pracowników, częstotliwość badań, ich przebieg oraz konsekwencje;
• Przygotowanie skalibrowanego sprzętu;
• Przeszkolenie pracowników i zobligowanie ich do zachowania poufności (testy są bezpośrednio informacjami o ich stanie zdrowia, więc to dane wrażliwe);
• Dodać nową sekcję do kartotek pracowniczych, gdzie będą przechowywane wyniki testów, które wskazują na stan odurzenia przez okres roku.

Pracodawca podczas kontroli powinien stosować ustalone procedury oraz zagwarantować pracownikom poszanowanie ich godności, a także przeciwdziałać piętnowaniu z powodu wyników kontroli. 

Komentarz naszego zespołu

Ujednolicenie przepisów o pracy zdalnej jest dobrym ruchem, wyważającym korzyści dla pracodawców i pracowników. W czasach gdy praca zdalna stała się dużo bardziej powszechna, ważne jest dostosowanie jej do aktualnych warunków biznesowych. Przepisy dotyczące pracy zdalnej „napęczniały” względem analogicznych dotyczących „telepracy”; realia rynkowe pokażą, czy był to słuszny krok. Praca zdalna może przynosić pozytywne efekty, jednak konieczne jest właściwe wytyczenie zasad współpracy i zbalansowanie interesu pracodawcy i pracownika. 

W kontekście nowych możliwości kontroli pracownika, m.in. kontroli trzeźwości, ważna jest szczególna dbałość o postępowanie zgodnie z przepisami i kierowanie się z zasadą poszanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika.

Chętnie służymy pomocą i wsparciem we wprowadzaniu nowych przepisów w życie firm jednocześnie, dzieląc się naszym wieloletnim doświadczeniem z zakresu prawa pracy. Przeprowadzimy Państwa przez nowe procedury i pomożemy przygotować specjalny „warsztat pracy” dopasowany do nowych wyzwań. 

Przeczytaj też o nowych obowiązkach pracodawcy oraz uprawnieniach pracownika w II części artykułu Rewolucji w Prawie Pracy.