POSIEDZENIA ORGANÓW SPÓŁEK KAPITAŁOWYCH W TRYBIE ZDALNYM

Wersja PDF do wydruku.

  1. Wstęp

    Specustawa z dnia 31 marca 2020 r., zwana potocznie „Tarczą Antykryzysową”, wprowadza zmiany w zakresie odbywania zgromadzeń wspólników oraz walnych zgromadzeń na odległość, a także odbywania w ten sposób posiedzeń zarządu oraz rady nadzorczej. Zatem kwestie, które były przedmiotem wieloletnich dyskusji wśród przedstawicieli doktryny, w tym spór dotyczący możliwości odbycia posiedzenia zarządu za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, został przecięty niczym węzeł gordyjski praktycznie z dnia na dzień. Okazuje się, że w sytuacjach nadzwyczajnych można wprowadzić postulowane od wielu lat rozwiązania, które niewątpliwie odpowiadają wymogom komunikacji i cyfryzacji XXI wieku. Miejmy nadzieję, że zmiany wprowadzone tarczą antykryzysową pozostaną w Kodeksie spółek handlowych (Ksh) już na dobre, a nie tylko na czas epidemii. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z tych zmian.

  2. Posiedzenia organów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
    1. Zarząd

      Dotychczas Ksh nie regulował sposobu odbywania posiedzeń zarządu spółki z o.o., ograniczając się jedynie do wymogu prawidłowego zawiadomienia członków zarządu oraz wymogu bezwzględnej większości dla powzięcia uchwały. Należy jednak mieć na uwadze, że umowa spółki mogła regulować te kwestie odmiennie. Tymczasem tarcza antykryzysowa wprowadziła wprost do Ksh prawo do uczestnictwa w posiedzeniu zarządu za pomocą środków porozumiewania się na odległość oraz prawo do podejmowania uchwał za pomocą tych środków lub w trybie pisemnym. Wzorem istniejących dotychczas rozwiązań przyjętych dla rady nadzorczej dopuszczono także możliwość głosowania na piśmie za pośrednictwem innego członka zarządu. Dziwi jednak, że nie pojawiło się ograniczenie analogiczne, jak istniejące w przypadku rady nadzorczej, iż oddanie głosu na piśmie nie może dotyczyć spraw wprowadzonych do porządku obrad na posiedzeniu.

      Trudno oprzeć się wrażeniu, iż przepisy były naprędce konstruowane, skoro dodając do art. 208 Ksh ust. 51 – 53, dotyczące ww. kwestii na końcu każdego z tych przepisów dodano sformułowanie „chyba że umowa spółki stanowi inaczej”, a przecież, zgodnie z obowiązującym art. 208 § 1 Ksh, przepisy § 2–8 tegoż artykułu stosuje się, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej. Innymi słowy powtórzenie tego sformułowania w ust. 51-53 stanowi ewidentne superfluum ustawodawcy „kryzysowego”.

    2.  

    3. Rada nadzorcza

      Przepisy dotyczące funkcjonowania rady nadzorczej przewidywały już wprawdzie możliwość podejmowania uchwał w drodze środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, ale musiało to: po pierwsze – wynikać z umowy spółki, a po drugie – przepisy milczały w kwestii odbycia posiedzenia w takim trybie. Obecnie zmieniono art. 222 Ksh i wprowadzono wprost możliwość obradowania na odległość, a także doprecyzowano kworum przy podejmowaniu uchwał w trybie pisemnym lub za pomocą środków komunikacji na odległość. Co istotne, dopuszczono głosowanie pisemne lub środkami komunikacji na odległość również w sprawach osobowych, w tym wyborów przewodniczącego rady nadzorczej oraz członków zarządu, ich odwoływania i zawieszania w pełnionych funkcjach. Powyższe tryby procedowania znajdą zastosowanie, o ile umowa spółki wprost nie będzie zabraniała takiego sposobu obradowania lub podejmowania uchwał. Zatem stanowi to odwrócenie dotychczasowej zasady, zgodnie z którą podejmowanie uchwał poza posiedzeniem wymagało uregulowania tej kwestii wprost w umowie spółki. Zmianę tę należy ocenić pozytywnie, jednak powstaje wątpliwość, czy słusznie postąpiono uchylając § 5 art. 222 Ksh i tym samym rezygnując z tajności przy podejmowaniu uchwał w sprawach osobowych oraz dając tym samym prymat sprawności postępowania nad zasadą poufności w sprawach personalnych. Tym bardziej, że pozostawiono w mocy art. 247 § 2 Ksh, zgodnie z którym uchwały zgromadzenia wspólników dotyczące wyborów oraz innych spraw osobowych podejmowane są w głosowaniu tajnym. A zatem np. w przypadku, gdy wybór członków zarządu dokonywany jest przez zgromadzenie wspólników musi mieć on charakter tajny, a w przypadku rady nadzorczej może się odbyć w głosowaniu jawnym.

    4. Zgromadzenie wspólników

      Wprowadzony w zeszłym roku do Ksh art. 2341 dopuszczał możliwość odbywania zgromadzeń wspólników za pomocą środków komunikacji elektronicznej, o ile przewidywała to umowa spółki. Obecna nowelizacja znosi wymóg polegający na konieczności ujęcia tej kwestii w umowie spółki, dodając jednocześnie, że decyzję o takim sposobie procedowania podejmuje zwołujący zgromadzenie, czyli co do zasady zarząd. Co więcej, zwołując zgromadzenie w takim trybie, konieczne będzie umieszczenie w zawiadomieniu dodatkowych informacji o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej uchwały bądź uchwał. Jednocześnie zmieniono redakcję przepisu, aby usunąć ewentualne wątpliwości, co do tego, czy komunikacja dwustronna oznacza, że pozostali wspólnicy nieprzebywający w miejscu, w którym odbywa się zgromadzenie, muszą znajdować się wszyscy razem w jednym miejscu. Obecnie nie ma wątpliwości, że „dwustronna komunikacja” musi dotyczyć wszystkich osób biorących udział w zgromadzeniu, a zatem nie ma znaczenia w ilu miejscach się one znajdują. Jednocześnie dodano nowy wymóg formalny, a mianowicie, iż rada nadzorcza, zaś w jej braku wspólnicy, określają w formie regulaminu szczegółowe zasady udziału w zgromadzeniu wspólników przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Zatem zanim odbędą się tzw. e‑zgromadzenia, konieczne będzie opracowanie wewnętrznych regulacji i formalne ich przyjęcie, z tym że będzie to możliwe w drodze głosowania pisemnego.

  3. Posiedzenia organów spółki akcyjnej
    1. Zarząd

      Udział w posiedzeniu zarządu spółki akcyjnej na odległość oraz podejmowania uchwał w tym trybie, jak również na piśmie uregulowano w sposób analogiczny, jak w przypadku spółki z o.o., z tym że sposób uczestnictwa w takim posiedzeniu zarządu musi być określony w drodze regulaminu przyjętego przez radę nadzorczą. Regulamin nie może określać wymogów i ograniczeń, które nie są niezbędne do identyfikacji członków zarządu i zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

    2. Rada nadzorcza

      Kwestię podejmowania uchwał na odległość oraz w trybie pisemnym, a także uczestnictwa w posiedzeniu rady nadzorczej za pomocą środków bezpośredniej komunikacji na odległość w spółce akcyjnej uregulowano analogicznie, jak w przypadku spółki z o.o., co oznacza, że jeśli statut nie wyklucza takiego trybu procedowania, jest on dopuszczalny. Jednak, tak samo jak w przypadku posiedzeń zarządu w spółce akcyjnej, sposób uczestnictwa w takim posiedzeniu rady nadzorczej musi być określony w drodze regulaminu przyjętego przez radę nadzorczą. Innymi słowy, w przypadku spółki akcyjnej, odmiennie niż w spółce z o.o., wprowadzono dodatkowy wymóg uchwalenia przez radę nadzorczą regulaminu dotyczącego odbywania posiedzeń „zdalnych” zarówno zarządu, jak i rady nadzorczej.

    3. Walne zgromadzenie

      Posiedzenie walnego zgromadzenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej dopuszczone było przez Ksh już od kilku lat. Jednak obecnie zrezygnowano z wymogu, że statut spółki musi przewidywać taki tryb odbywania walnych zgromadzeń. Zatem każda spółka akcyjna oraz komandytowo-akcyjna może procedować w tym trybie. Wzorem rozwiązań obowiązujących przy posiedzeniach „zdalnych” zarządu i rady nadzorczej w spółce akcyjnej wprowadzono wymóg określenia przez radę nadzorczą w formie regulaminu szczegółowych zasad udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej. Ponadto ze względu na specyfikę spółek publicznych muszą one zapewniać transmisję obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym. Jednocześnie nie zmieniono terminu wejścia w życie rozwiązania, które zacznie obowiązywać od 3 września 2020 r., obligującego spółkę do niezwłocznego elektronicznego potwierdzania akcjonariuszowi otrzymania jego głosu, a ponadto przesyłania potwierdzenia prawidłowego zarejestrowania i policzenia jego głosu, o ile akcjonariusz złoży wniosek w tym zakresie przed upływem 3 miesięcy od dnia walnego zgromadzenia.

  4. Przepisy intertemporalne

    W przypadku zarówno spółki z o.o. jak i spółki akcyjnej nowelizacja umożliwia przeprowadzenie posiedzeń organów stanowiących tych spółek, które zostały już zwołane przed dniem wejścia nowych rozwiązań w życie, pod warunkiem, że o odbyciu posiedzeń w drodze środków komunikacji elektronicznej zwołujący zawiadomi wspólników/akcjonariuszy na co najmniej 4 dni przed terminem posiedzenia, w sposób w który je zwołano.

    Reasumując, w dobie epidemii spowodowanej Covid-19 wszystkie organy spółek kapitałowych będą mogły obradować w trybie zdalnym, przy czym w przypadku organów spółek akcyjnych oraz zgromadzenia wspólników niezbędne będzie uprzednie uchwalenie odpowiednich regulaminów dotyczących technicznych aspektów uczestnictwa w takich posiedzeniach.

Bartosz Jankowski

Poprzedni post

Następny post