Praktyka rozpraw w trybie zdalnym nastręcza wielu problemów, wobec czego postanowiliśmy podzielić się kilkoma przykładami z naszych kilkunastomiesięcznych doświadczeń.
Różne rodzaje oprogramowania
Większość rozpraw on-line odbywa się przy pomocy aplikacji Scopia lub Microsoft Teams, choć np. rozprawy przed sądami poznańskimi odbywają się za pomocą specjalnej platformy konferencyjnej dostępnej z poziomu przeglądarki internetowej na stronie https://konferencje.poznan.sa.gov.pl/. Już sam fakt korzystania z różnych technologii oznacza, że ich uczestnicy (strony, świadkowie, pełnomocnicy) muszą się wdrażać w różne systemy, czyli zaznajomić się z obsługą danej aplikacji, a niekiedy także zainstalować na swoich urządzeniach oprogramowanie pozwalające na swobodne korzystanie z danej aplikacji. Nawet poszczególne wydziały w obrębie tego samego Sądu używają różnych rodzajów oprogramowania służącego do przeprowadzania rozpraw zdalnych. Tymczasem nie trzeba odwoływać się do znajomości prawa konstytucyjnego, czy procedur sądowych, aby wiedzieć, że ujednolicenie praktyki i opracowanie jednego oprogramowania (albo wybór jednego już istniejącego) przeznaczonego do obsługi zdalnych rozpraw przyczyni się do realizacji postulatów szybkości postępowania i dostępności sądów.
Brak procedury
Dodatkową kwestią jest opracowanie spójnych zasad dotyczących korzystania z aplikacji do obsługi połączenia oraz regulujących zachowanie (swoistą „netykietę”) uczestników sesji on-line. Przy pierwszych rozprawach odbywanych w trybie on-line nie było nawet jasne, czy pełnomocnicy powinni występować w strojach urzędowych, czy powinni wstawać, zwracając się do Sądu, czy powinni zadbać o dobór miejsca, z którego dokonują połączenia (na przykład, czy mogą nawiązać połączenie z samochodu), itp. Tego rodzaju wątpliwości można było rozstrzygać na bieżąco, natomiast znacznie bardziej problematyczne było postępowanie w sytuacjach, gdy nie można było połączyć się z Sądem przez aplikację. Brak bowiem rozwiązania, które pozwoliłoby na szybkie ustalenie, czy rozprawa jest opóźniona, czy też wystąpił jakiś błąd z połączeniem.
Zdarzyło się nam, że po kliknięciu w link do „spotkania” w aplikacji MS Teams i pomimo nadejścia wyznaczonej godziny, przez kilkanaście minut oczekiwaliśmy na „zaakceptowanie” prośby o dołączenie, mimo że samo posiedzenie Sądu (publikacja wyroku) zostało zaplanowane zaledwie na 10 minut. W naszej ocenie Sądy powinny wypracować rozwiązanie pozwalające na informowanie uczestników o ewentualnych opóźnieniach, czy to poprzez kontakt telefoniczny lub mailowy, czy też bezpośrednio poprzez samą aplikację Scopia/MS Teams/inną platformę. Niezależnie od praktyki, naszym zdaniem warto takie kwestie organizacyjne ująć w formę regulaminu, który powinien być komunikowany stronom przed rozprawą. Potrzebę stosowania takiego regulaminu możemy zilustrować przykładem sytuacji, w której Sąd pouczył świadka w trakcie połączenia on-line o konieczności wyłączenia dźwięku na czas wymiany stanowisk dotyczących kwestii formalnych (normalnie Sąd prosi świadków o opuszczenie sali). Z przebiegu zdarzeń można było się zorientować, że świadek – zamiast wyciszyć dźwięk – wyłączył mikrofon, jednak Sąd nie reagował. Jak ustaliliśmy, zapewne pod wpływem stresu, świadek po prostu nie zrozumiał polecenia Sędziego i przez cały czas śledził przebieg rozprawy. Tej sytuacji można by uniknąć przyjmując prosty regulamin.
Rozprawa on-line a rygory formalne
Jeszcze innym problemem jest informowanie przez Sądy o zamiarze przeprowadzenia rozprawy w trybie on-line z bardzo krótkim wyprzedzeniem. W najbardziej ekstremalnym przypadku, Sąd poinformował nas o takim trybie zaledwie jeden dzień przed rozprawą. Takie postępowanie może rodzić bardzo daleko idące praktyczne komplikacje. W omawianym przypadku zaszła konieczność złożenia pisma procesowego na rozprawie, co – przy zachowaniu środków dopuszczalnych przez Kodeks postępowania cywilnego – okazało się niemożliwe. Z uwagi na obostrzenia sanitarne, nawet gdyby pismo zostało złożone na biurze podawczym Sądu w dniu, w którym Sąd poinformował o posiedzeniu w trybie on-line, nie dotarłoby ono przed rozprawą do rąk Sędziego. Mimo, iż pismo zostało przez nas przesłane mailowo do Sądu, a Sąd dysponował jego wydrukiem, oraz mimo poinformowania Sądu, że zostało ono nadane pocztą poleconą dzień przed rozprawą, Sąd stwierdził, że dla Sądu wiążący jest jedynie oryginał. Brak tego oryginału nie pozwolił Sądowi na ogłoszenie wyroku w zaplanowanym terminie i przyczynił się do przedłużenia całego postępowania. Na tym przykładzie jawi się wyraźnie konieczność uregulowania postępowania w trybie on-line nie tylko w formie regulaminu, ale przez kompleksową nowelizację procedury cywilnej.
Co dalej?
Podsumowując, procedura sądowa, która i tak jest wystarczająco skomplikowana, aby nie ułatwiać życia uczestnikom, aktualnie została „wzbogacona” o nowe problemy związane z organizacją rozpraw w trybie zdalnym. Naszym zdaniem, aby zmniejszyć organizacyjny chaos i usprawnić przeprowadzanie rozpraw, należy ujednolicić praktykę, tj.:
- dokonać wyboru jednego oprogramowania (albo wybrać jedno już istniejące) do obsługi zdalnych rozpraw i wdrożyć je we wszystkich sądach powszechnych;
- uregulować postępowanie w trybie on-line w formie regulaminów sądowych, a docelowo w drodze kompleksowej nowelizacji procedury cywilnej.
Justyna Bartnik, Adam Morawski
